Políticas y tratamiento de datos
Habeas data, aviso de privacidad, seguridad de la información, ambiente y ética, en un solo lugar.
Manual de políticas y procedimientos de tratamiento de datos
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, DEVCOGNITIO S.A.S. Se implementa el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Tratamiento de datos personales, el cual será informado a todos los titulares de los datos ya recolectados o que en el futuro se obtengan en el desarrollo de su objeto social.
Así, DEVCOGNITIO S.A.S. garantiza los derechos de la privacidad, intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, debido proceso, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todos los titulares de información que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a DEVCOGNITIO S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NOMBRE DEL RESPONSABLE: DEVCOGNITIO S.A.S.
NIT: 901132050-3
DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Calle 6 # 16-14, Medellín
CORREO ELECTRÓNICO: transparencia@devco.com.co
SITIO WEB: https://www.devco.com.co/
2. MARCO LEGAL
Constitución Política de Colombia en su artículo 15.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Decreto 255 de 2022.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de DEVCOGNITIO S.A.S. cuyo titular sea una persona natural.
4. DEFINICIONES
Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales. Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos:
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente:
persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público:
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular:
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia:
la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:
tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
5. PRINCIPIOS
DEVCOGNITIO S.A.S. estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios:
Principio de finalidad: El tratamiento de la información en nuestra compañía cuenta con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
Principio del debido proceso: Por el cual la compañía debe respetar todos los derechos legales que tiene la persona según la ley y el presente documento.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los derechos de los titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de DEVCOGNITIO S.A.S. , son los siguientes:
Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.
Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a DEVCOGNITIO S.A.S. para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a acceder a sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. AUTORIZACIÓN Y CLASES DE DATOS
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de DEVCOGNITIO S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de estos DEVCOGNITIO S.A.S. , en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
DEVCOGNITIO S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por DEVCOGNITIO S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales. Los Titulares de datos personales podrán dar su Autorización a DEVCOGNITIO S.A.S. para el Tratamiento de estos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior. El responsable que requiera datos de un Titular, al momento de solicitar la autorización empleando conductas inequívocas, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que en el caso de DEVCOGNITIO S.A.S. se enmarcan en el cumplimiento de su objeto social.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
8. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas.
9. DATOS SENSIBLES
Se consideran sensibles los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como datos relativos a la saludo, a la vida sexual y a los datos biométricos.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
10. MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN
La autorización a DEVCOGNITIO S.A.S. para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la empresa.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
11. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
DEVCOGNITIO S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que obtuvo ésta.
En consecuencia, DEVCOGNITIO S.A.S. podrá establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a DEVCOGNITIO S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. DEVCOGNITIO S.A.S. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto DEVCOGNITIO S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, DEVCOGNITIO S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
13. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
14. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de esto.
Los derechos que le asisten al Titular.
Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos
15. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
DEVCOGNITIO S.A.S. conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, DEVCOGNITIO S.A.S. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
16. DEBERES DE LOS RESPONSABLES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
DEVCOGNITIO S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, DEVCOGNITIO S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
Designar a una persona que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
17. DEBERES DE LOS ENCARGADOS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
os Responsables del Tratamiento, acorde al artículo 17 de la ley 1581 del 2012 y demás normativa concordante, tendrá los siguientes deberes:
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
18. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de los titulares de la información o de cualquier persona con la cual DEVCOGNITIO S.A.S. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en especial para las siguientes finalidades:
Desarrollar el objeto social de DEVCOGNITIO S.A.S.
Desarrollar el proceso de atracción, selección, retención y contratación laboral con la empresa.
Contratación con terceros.
Dar cumplimiento y ejecutar las obligaciones contraídas de contratos con clientes, proveedores y empleados.
Permitirle al responsable del tratamiento el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o mantener una comunicación con el Titular.
Informar sobre cambios de productos o servicios de la empresa.
Informar sobre nuevos productos o servicios.
Autorizar la cesión a cualquier empresa, siempre y cuando la información sea tratada de acuerdo con las políticas de tratamiento de datos personales y a las leyes que regulan la materia.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos.
Los datos personales y familiares de los empleados, proveedores, clientes, contratistas o cualquier parte interesada derivada de una relación con DEVCOGNITIO S.A.S., serán tratados con los fines para los cuales fueron solicitados, así como los indicados en el objeto propio de su actividad mercantil y el giro ordinario de sus negocios. Igualmente, serán utilizados para prospección comercial, agendamiento de eventos, actividades, programas y servicios promocionados por la empresa.
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de DEVCOGNITIO S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
Respecto de los datos con fines de seguridad (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de DEVCOGNITIO S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de DEVCOGNITIO S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones, fines históricos, científicos o estadísticos, gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones, procedimientos administrativos.
Gestión contable, fiscal y administrativa - gestión de nómina electrónica, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación electrónica, gestión documental, gestión de compras y cadena de suministro (proveedores), viáticos (reservas y emisión de tiquetes de transporte), requerimiento por organismo de control y partes interesadas de datos no sensibles y requerimiento por organismo de control y partes interesadas de datos privados y/o sensibles.
Gestión del Talento Humano - formación de empleados, gestión de personal, prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal.
Gestión Comercial - gestión administrativa, gestión de clientes, comercio electrónico, pagos electrónicos, ventas a distancia, publicaciones - guías/directorio telefónico, consulta y reporte en centrales de riesgo.
Uso, implementación, desarrollo, aplicación y almacenamiento de cookies e información personal, obtenida a través de los cookies, de la página web y la navegación en la misma.
Uso de la imagen del titular de los datos, a través de fotografías y videos, con fines publicitarios, de marketing y cualquier otra actividad relacionada con la imagen corporativa de la empresa.
Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.
19. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, DEVCOGNITIO S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea, a través del correo electrónico transparencia@devco.com.co
20. EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por DEVCOGNITIO S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, DEVCOGNITIO S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
21. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
A. CONSULTAS: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en DEVCOGNITIO S.A.S. , quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales DEVCOGNITIO S.A.S. garantiza:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Las consultas podrán formularse al correo transparencia@devco.com.co
B. RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante DEVCOGNITIO S.A.S. , el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a DEVCOGNITIO S.A.S. al correo electrónico transparencia@devco.com.co
o mediante comunicación escrita dirigida al representante legal de la compañía, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
C. PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN: DEVCOGNITIO S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
El titular deberá allegar la solicitud al correo transparencia@devco.com.co
o en medio físico dirigido al representante legal de la compañía indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
DEVCOGNITIO S.A.S. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados a petición de estos a través del correo electrónico transparencia@devco.com.co
D. PETICIÓN DE SUPRESIÓN DE DATOS: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a DEVCOGNITIO S.A.S., su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por DEVCOGNITIO S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia DEVCOGNITIO S.A.S. podrá negar el ejercicio de este cuando:
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
22. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
DEVCOGNITIO S.A.S. procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, en el momento que corresponda, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
23. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, DEVCOGNITIO S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
24. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE DEVCOGNITIO S.A.S.
En cumplimiento del objeto social de DEVCOGNITIO S.A.S. , y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con DEVCOGNITIO S.A.S. , ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales.
Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con DEVCOGNITIO S.A.S. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, DEVCOGNITIO S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con DEVCOGNITIO S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la DEVCOGNITIO S.A.S., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. DEVCOGNITIO S.A.S. , también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
25. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DEVCOGNITIO S.A.S. Será el responsable del tratamiento de los datos personales, pudiendo encargar el tratamiento de datos a otras personas individuales o estatutarias y delegar dicha responsabilidad en colaboradores al interior de la empresa, sin desligarse de sus deberes y obligaciones, descritos en el presente manual.
26. VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del 18 de junio de 2025.
Las bases de datos de las que trata este manual tendrán una vigencia igual a la existencia de la empresa, como al cumplimiento de su objeto social y de las finalidades del tratamiento de las bases de datos.
Aviso de privacidad
DEVCOGNITIO S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín - Colombia, informa:
En cumplimiento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes, se les informa a todos los titulares de datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos, que DEVCOGNITIO S.A.S.
, actúa como responsable del tratamiento de datos personales correspondientes a personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de vínculo, por lo que ha diseñado un MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE DATOS
que permite manejar adecuadamente los datos que se soliciten, recolecten, almacenen, utilicen, actualicen, supriman, circulen, compartan, transfieran y o transmitan, dentro o fuera del territorio nacional, con entidades con las cuales esta compañía sostenga relaciones jurídicas y/o comerciales relacionadas con su objeto social. Y en particular de aquellos datos sensibles, recaudados debidamente, se informa que las respuestas a las preguntas que DEVCOGNITIO S.A.S.
le formule con relación a sus datos sensibles son de carácter facultativo.
La información que se nos sea suministrada será utilizada principalmente para el desarrollo de las finalidades que se desarrollan a continuación:
Desarrollar el objeto social de DEVCOGNITIO S.A.S.
Desarrollar el proceso de atracción, selección, retención y contratación laboral con la empresa.
Contratación con terceros.
Dar cumplimiento y ejecutar las obligaciones contraídas de contratos con clientes, proveedores y empleados.
Permitirle al responsable del tratamiento el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o mantener una comunicación con el Titular.
Informar sobre cambios de productos o servicios de la empresa.
Informar sobre nuevos productos o servicios.
Autorizar la cesión a cualquier empresa, siempre y cuando la información sea tratada de acuerdo con las políticas de tratamiento de datos personales y a las leyes que regulan la materia.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos.
Los datos personales y familiares de los empleados, proveedores, clientes, contratistas o cualquier parte interesada derivada de una relación con DEVCOGNITIO S.A.S.,
serán tratados con los fines para los cuales fueron solicitados, así como los indicados en el objeto propio de su actividad mercantil y el giro ordinario de sus negocios. Igualmente, serán utilizados para prospección comercial, agendamiento de eventos, actividades, programas y servicios promocionados por la empresa.
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de DEVCOGNITIO S.A.S.
ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
Respecto de los datos con fines de seguridad (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de DEVCOGNITIO S.A.S.,
éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de DEVCOGNITIO S.A.S.
y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones, fines históricos, científicos o estadísticos, gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones, procedimientos administrativos.
Gestión contable, fiscal y administrativa - gestión de nómina electrónica, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación electrónica, gestión documental, gestión de compras y cadena de suministro (proveedores), viáticos (reservas y emisión de tiquetes de transporte), requerimiento por organismo de control y partes interesadas de datos no sensibles y requerimiento por organismo de control y partes interesadas de datos privados y/o sensibles.
Gestión del Talento Humano - formación de empleados, gestión de personal, prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal.
Gestión Comercial - gestión administrativa, gestión de clientes, comercio electrónico, pagos electrónicos, ventas a distancia, publicaciones - guías/directorio telefónico, consulta y reporte en centrales de riesgo.
Uso, implementación, desarrollo, aplicación y almacenamiento de cookies e información personal, obtenida a través de los cookies, de la página web y la navegación en la misma.
Uso de la imagen del titular de los datos, a través de fotografías y videos, con fines publicitarios, de marketing y cualquier otra actividad relacionada con la imagen corporativa de la empresa.
Además, de conformidad con lo consagrado en el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, usted como titular de los datos tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las disposiciones en materia de protección de datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Así mismo, DEVCOGNITIO S.A.S.
garantiza a los titulares de los datos personales que los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, manteniendo las medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos y asegurando confidencialidad. Tratando los datos personales bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información.
Recuerde que DEVCOGNITIO S.A.S.,
para el apropiado desarrollo de sus actividades recolecta estos datos personales cuando son necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones. Usted debe tener presente que es indispensable sus datos personales, los cuales serán tratados con el mayor cuidado. En consecuencia, la solicitud de supresión de datos personales y la revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales no procederán cuando el Titular de dichos datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos de DEVCOGNITIO S.A.S., ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la Compañía, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
Se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de DEVCOGNITIO S.A.S.,
en la página web https://www.devco.com.co/
o enviándonos una solicitud al correo electrónico: transparencia@devco.com.co
DEVCOGNITIO S.A.S.
se reserva el derecho a modificar los términos y condiciones de este Aviso de Privacidad, no obstante, dicha modificación se notificará a través de aviso de prensa, correo electrónico, comunicación directa o cualquier otro medio que cumpla como fin último dar publicidad a quien interese.
Política SG-SI
En Devco, nuestra misión es inyectar seguridad, agilidad e inteligencia responsable en el corazón de la innovación de nuestros clientes. Lo logramos suministrando talento especializado cuyo propósito es asegurar que cada aplicación, algoritmo y proceso de desarrollo sea robusto, escalable, ético y seguro.
Entendemos que la confianza es la base de la transformación digital. Por ello, la seguridad de la información y la gestión ética de la Inteligencia Artificial son los pilares de nuestro servicio, nuestros diferenciadores competitivos y la garantía que ofrecemos al mercado.
La Alta Dirección de Devco lidera y se compromete a proveer los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión basado en las normas ISO 27001:2022 e 42001:2023. Esta política constituye nuestro marco de referencia para proteger los activos de información y asegurar el ciclo de vida de los sistemas incluyendo IA, garantizando la confidencialidad, integridad, disponibilidad, transparencia y equidad en todos nuestros procesos.
Para materializar nuestra visión, establecemos los siguientes compromisos:
OBJETIVOS
Innovación Ética y Segura: Integramos la seguridad y la responsabilidad en el ciclo de vida de desarrollo de software y de sistemas de IA. Construimos soluciones donde la protección de datos y la mitigación de sesgos son pilares fundamentales desde la concepción del modelo.
Confianza y Transparencia en el Dato: Protegemos la información de nuestras partes interesadas mediante prácticas responsables y una gestión de calidad de datos rigurosa. Nos aseguramos de que nuestras soluciones de IA sean explicables, permitiendo que la innovación sea siempre comprensible y auditable para nuestros clientes.
Talento con Propósito y Supervisión Humana: Fomentamos una cultura de mejora continua y responsabilidad. Nuestro equipo está capacitado no solo técnicamente, sino en la aplicación de supervisión humana efectiva para garantizar que la IA actúe siempre como un potenciador de las capacidades humanas sin reemplazarlas, minimizando riesgos sociales o individuales.
Integridad y Excelencia Normativa: Actuamos con integridad, cumpliendo con los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y los principios de IA responsable. Gestionamos los riesgos y oportunidades asociados a la seguridad y la IA de forma proactiva para asegurar que la tecnología sea un motor de progreso seguro.
Evolución Constante: Nos comprometemos con la mejora continua de nuestro Sistema de Gestión. Monitoreamos el desempeño de nuestros sistemas de información e IA para adaptarnos con agilidad a un entorno tecnológico y de amenazas en constante cambio.
Esta política y las demás políticas registradas en el documento DG-GT-01 POLÍTICAS GENERALES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN que hacen parte del Sistema de Gestión, se revisan a intervalos planificados de un año o cuando ocurran cambios significativos, para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua.
Política ambiental
OBJETIVO
Contribuir al desarrollo sostenible mediante la integración de principios ambientales en la compañía, promoviendo la prevención de la contaminación, el uso responsable de los recursos naturales y la implementación de acciones que minimicen los impactos negativos sobre el entorno y mejoren el bienestar de las generaciones presentes y futuras.
ALCANCE
Esta política es aplicable a Devco, a todos sus empleados, proveedores, clientes y partes
interesadas que correspondan.
Devco, como empresa del sector tecnológico y plenamente consciente del impacto de su actividades, reafirma su compromiso con la protección del medio ambiente y el desarrollo sostenible en todas sus operaciones. Actúa de manera responsable, previene la contaminación y trabaja constantemente en la minimización de los efectos ambientales
derivados de su actividad.
Para dar cumplimiento a este compromiso y alcanzar los objetivos propuestos, se establecen las siguientes premisas:
● Mitigación de Impactos y Riesgos Ambientales: Promovemos programas y actividades orientados a mitigar los impactos y riesgos sobre los seres humanos y el medio ambiente.
● Eficiencia energética y gestión de recursos: Fomentamos el uso eficiente de la energía y los recursos, reciclaje, reutilización y reducción de residuos.
● Cumplimiento normativo: Aseguramos el cumplimiento de los requisitos legales ambientales aplicables en los países donde operamos y los requisitos voluntariamente asumidos por la organización.
● Sensibilización y formación: Promovemos la conciencia ambiental entre nuestros empleados brindando formación continua para fortalecer una cultura de sostenibilidad y favoreciendo la participación activa.
● Mejora continua: Evaluamos periódicamente nuestro desempeño ambiental y establecemos objetivos y metas que nos permitan avanzar hacia una mejora continua en nuestros procesos y servicios de acuerdo a nuestro impacto.
Esta política se revisa a intervalos planificados de un año o cuando ocurran cambiossignificativos, para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua.
Código de ética y buen gobierno
BIENVENIDA
Asegurar la sostenibilidad y reputación de una compañía a largo plazo, sólo puede ser viable a través del trabajo bien hecho. Y este trabajo depende de cada uno de los empleados de Devco, que día a día dan lo mejor de sí con conductas que se basan en nuestros valores.
Estos valores se vuelven explícitos en nuestro Código de Ética y Buen Gobierno, donde se refleja el trabajo y la convicción de todo un equipo.
Representa todo lo que somos y hacemos, basados en la ética, los valores, las reglamentaciones y la ley.
Gracias a todos los empleados que hicieron posible la materialización de nuestro código, juntos podemos asegurar un mejor futuro para nuestra compañía, socios, empleados, proveedores y clientes. Nuestros valores y ética han sido fundamentales para todo lo que hacemos, con quienes nos relacionamos y las decisiones que tomamos. Y es lo que hoy hace posible que tengamos la mejor compañía para trabajar y una excelente reputación.
Nuestro código es un guía de referencia para todos los empleados en situaciones que lo ameriten y donde se sobreponga los intereses de la compañía sobre los intereses personales. Los invitamos a leer cuidadosamente este código y ante cualquier duda estaremos dispuestos
a resolver desde el Comité de Ética Devco.
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Misión:
En Devco trabajamos con pasión para transformar los procesos de nuestros clientes, apoyándolos para desarrollar áreas de tecnología excepcionales.
1.2. Visión:
Devco será una compañía reconocida por su excelencia técnica y calidad humana, donde las personas son felices y tanto empleados como clientes desean trabajar con nosotros.
1.3. Valores:
Nuestros valores y la forma en que nos relacionamos con la sociedad y el planeta.
❖ Responsabilidad: Cumplimos y asumimos compromisos, generamos confianza y tranquilidad de las personas que trabajan con nosotros. Somos una NO - company, creemos en la responsabilidad del trabajo sin jerarquía y autogestión.
❖ Servicio: Cumplimos las expectativas de nuestros clientes, generando y agilizando las soluciones; auspiciando un ambiente de colaboración con los demás y generando valor sostenible.
❖ Transparencia: Promovemos que todos los devcognitas tomen decisiones a partir de información valiosa y veraz. Creemos que la participación activa basada en la confianza es necesaria para alinear todos los procesos estratégicos y su relación con el entorno.
1.4. Objetivo del Código:
Dar a conocer a los devcognitas, a sus proveedores y/o partes interesadas, las directrices para la relación comercial, siendo esta la guía de actuación alineando la ética, transparencia y valores.
1.5. Alcance:
Desde nuestra visión como compañía siempre ha primado el estar alineados y apegados a la ley, el sentido ético y la transparencia en la operación de la organización, nos hemos consolidado dentro del rubro tecnológico y al ser nómadas digitales hoy por hoy marcamos tendencia, por lo tanto es de nuestro interés continuar creciendo de forma sostenible en el tiempo y entregando valor real a la sociedad.
Este Código establece reglas específicas de conducta que son de obligatorio cumplimiento para todos los devcognitas y colaboradores del Devco que, para propósitos exclusivos de este Código, son los miembros de la Junta Directiva, la Alta Gerencia, y así como ciertos terceros con quienes tenemos relación y que se acogen a nuestro Código (en adelante las “partes interesadas”).
En razón a nuestro ADN devcognita, este Código es de alcance corporativo, y es deber comunicarlo para consulta de las partes interesadas. El Comité de Ética Corporativo dirige y dicta los lineamientos para la divulgación, sensibilización y evaluación, así como para la actualización del mismo, estará a cargo de las áreas y/o roles que determine prudente la Alta Gerencia.
1.6. Compromisos Devco:
estamos comprometidos con la promoción, el respeto y el reconocimiento de los derechos humanos, para garantizar su aplicación en todas las esferas de nuestra influencia empresarial, es importante que el Gobierno Corporativo y el presente Código de Ética y Buen Gobierno estén lineados junto con el actuar diario de cada miembro impactado por estas directrices así:
❖ Nuestros devcognitas y colaboradores deben ser íntegros, fundamentando todas sus acciones sobre principios de verdad y confianza, obrando siempre con transparencia.
❖ Con relación a los clientes, asociaciones, proveedores y demás partes interesadas, deben actuar de manera competente, integrando todas sus habilidades interpersonales, técnicas y de relacionamiento, para lograr resultados excepcionales.
Todos los mencionados anteriormente deberán: conocer y cumplir este documento a cabalidad e informar sobre incumplimientos.
2. DECLARACIÓN
2.1. CUMPLIMIENTO LEGAL
2.1.1. Leyes vigentes y cumplimiento del presente Código:
Devco cumple con la normativa vigente que rige para su actividad económica. De la misma manera se espera que todas las partes interesadas cumplan con la legislación vigente y las leyes y regulaciones de los países, en los cuales lleven a cabo sus operaciones, a fin de que de esta forma proteja su reputación y la de la compañía.
Se espera que todas las partes interesadas de Devco mantengan un comportamiento dentro de los más altos estándares de cumplimiento de la normativa vigente.
Devco podrá auditar, verificar o monitorear el desempeño de sus partes interesadas a favor de la Ley y del presente Código de Ética y Buen Gobierno.
2.1.2. Salud y Seguridad:
Devco cumple las políticas sobre Salud y Seguridad de los trabajadores y en el mismo sentido motiva a las partes interesadas a dar cumplimiento a las normas y reglamentos existentes sobre Seguridad y Salud de los trabajadores.
La seguridad y la salud laboral de nuestros devcognitas son fundamentales para el logro de nuestros objetivos y por ello velamos por brindar un ambiente de trabajo sano, productivo y eficiente, ofreciéndoles todas las herramientas necesarias para la promoción y el mantenimiento físico, social y mental de nuestros devcognitas para que tengan la oportunidad de desarrollar al máximo sus capacidades y aptitudes.
Todos deben cumplir con la legislación y normas vigentes, y contar con los permisos, licencias y autorizaciones necesarias para prestar sus servicios.
Documento Interno
Devco y las partes interesadas garantizarán un ambiente seguro y saludable, de tal manera que sus trabajadores, contratistas y proveedores que estén a su cargo se encuentren fuera de riesgo en cuanto a seguridad y salud.
2.1.3. Medio Ambiente:
Devco ha enmarcado su estrategia en una política ambiental desarrollada con base a la ley local y normativa internacional. Por esta razón, es un requisito que todas las partes interesadas cumplan con las normas de preservación ambiental aplicable al negocio y que, motiven al interior buenas prácticas de uso responsable de los recursos naturales en todas sus operaciones. Toda nuestra visión queda contenida en DG-PE-14 Política Ambiental.
2.1.4. Cultura Tributaria y Financiera:
Devco se caracteriza por cumplir a cabalidad con sus obligaciones tributarias y financieras. Se exige que todas las partes interesadas cumplan con sus obligaciones contables y fiscales propias del ejercicio de manera oportuna y transparente, garantizando así el adecuado manejo de una cultura tributaria con nosotros.
2.2. RELACIÓN COMERCIAL
2.2.1. Corrupción:
A través de la Política de Lavado de Activos registrada en el documento DG-GA-07 Política contra el lavado de activos y financiación del terrorismo, Devco cumple con las leyes y normativas exigibles en materia de corrupción, soborno y lavado de activos; Está prohibido toda acción de soborno, extorsión o corrupción por parte de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra parte no mencionada y que llegare a incurrir en estos delitos. Se deberá reportar cualquier acto ilícito que transgreda las normas aquí descritas referentes a corrupción establecidas en el presente Código.
2.2.2. Obsequios y regalos:
Los devcognitas pueden recibir regalos e invitaciones de clientes, proveedores y otras partes relacionadas del Devco, siempre que éstos no afecten o aparenten afectar su objetividad, imparcialidad o independencia. Esto aplica para regalos e invitaciones que se les hagan directamente o por terceras personas.
Cuando un regalo supere el equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos (US$200) y el devcognita considere que puede recibirlo, deberá consultar con su líder o superior quien, tras analizar la situación, podrá autorizar la recepción del regalo; el devcognita dejará constancia de la recepción del regalo y la autorización a través de los mecanismos que se establezcan para el efecto.
2.2.3. Conflicto de Intereses:
la compañía mantiene políticas y procedimientos internos para evitar conflictos de intereses y relaciones con las partes vinculadas, la política se encuentra registrada en el documento DG-PE-03 Política de conflicto de intereses donde quedan establecidos y definidos los lineamientos necesarios con el fin de prevenir conflictos de intereses para todos los empleados de Devco con partes interesadas.
2.3. MANEJO DE LA INFORMACIÓN:
2.3.1. Confidencialidad:
Devco es consciente de la importancia de la confidencialidad y el manejo de la información de todas las partes interesadas, es por eso que se promueve el cumplimiento de las siguientes normas y las políticas construidas al interior de la compañía en relación a la seguridad de la información, con el fin de garantizar la adecuada protección de la misma.
❖ Se debe brindar el tratamiento adecuado, prudente y reservado a la información de carácter confidencial o privilegiado, absteniéndose de usar esta información de forma diferente a la autorizada o de facilitar a terceros sin las autorizaciones pertinentes, o para fines indebidos.
❖ Después de su cese en el cargo, no podrán divulgar o hacer uso de información privilegiada o estratégica de la que hayan tomado conocimiento en razón del cargo o función.
❖ No se podrán realizar o extraer copias de documentos o de cualquier otro trabajo.
2.3.2. Veracidad en la Información y comunicaciones:
En Devco es fundamental que las afirmaciones e información brindada por los integrantes y en general sus partes interesadas a los medios de comunicación, la web, redes sociales y demás sea oportuna, veraz y siempre esté en concordancia con la realidad y los hechos, protegiendo el buen nombre e imagen de la compañía, es por esto que se crean políticas generales para el manejo de la información, las cuales se encuentran en el documento DG-GT-01 Políticas generales de seguridad de la información numeral 2.20 y se contemplan las posibles comunicaciones tanto internas como externas dejando registro en el documento de FOR-MK-03 Matriz de Comunicaciones Devco.
2.3.3. Respeto a los competidores:
Siempre se tendrá el debido respeto a los competidores, y se actuará con transparencia en la ejecución de las actividades promoviendo el respeto, la comunicación y la buena relación; se respetará también la propiedad intelectual, el buen nombre y se tendrán prácticas comerciales justas y equitativas que no violenten la dinámica. Se deja registro de estos lineamientos en el documento DG-GC-02 Política Anti Competencia Devco.
2.4. DERECHOS HUMANOS
2.4.1. Derechos Humanos:
Devco cumple con lo estipulado en la Declaración Universal de los Derechos Humanos; y exige a todas las partes interesadas conocerla, respetarla, no faltar a su cumplimiento y promoverla dentro de la compañía. En el DG-TH-08 Política de Derechos Humanos, reconocemos esta postura garantizando la dignidad, igualdad y el desarrollo de todas las personas.
2.4.2. Acoso, abuso y uso de la fuerza:
Devco no permitirá el abuso verbal, castigo corporal, coerción física, sexual o mental a sus propios devcognitas y las demás partes que se involucren en el relacionamiento con la empresa (Comunidad, Proveedores, Clientes).
Devco protege la vida y rechaza todo tipo de violencia física o verbal, por lo que incentiva a sus devcognitas y demás partes interesadas a evitar realizar acciones que violen los Derechos Humanos.
2.4.3. Trabajo Forzoso y lucha contra el trabajo Infantil:
Devco rechaza la presencia y la persistencia de la esclavitud moderna, al trabajo forzoso u obligatorio, a la trata de personas, a la servidumbre y a los trabajadores que están encarcelados, obligados a trabajar a la fuerza o por el pago de deudas y rechazamos también el trabajo infantil en sus operaciones comerciales; la compañía se toma en serio su responsabilidad de garantizar que no se ejerza ningún caso de los mencionados, prohíbiendo usar, participar, apoyar o tolerar de manera consciente alguno de ellos, asi como tambien el no exigir al personal que deje bajo su custodia "depósitos", o documentos de identidad, al comenzar la relación laboral con la compañía. Cualquier devcognita o colaborador que infrinja esta norma estará sujeto a la rescisión de la relación laboral o comercial.
2.4.4. No discriminación:
Devco en cumplimiento a la ley y en práctica de sus propios valores y principios está en contra de la discriminación. Nadie será tratado injustamente, en razón de su estado civil, género, raza, etnia, religión, cultura, procedencia, edad, apariencia física, tendencia política, raza, casta, origen, religión, invalidez, género, orientación sexual, unión o afiliación política, o edad; ningún acoso sexual, entre otros.
Devco rechaza cualquier clase de discriminación y se compromete a incorporar un grupo diverso de devcognitas; contando con mecanismos de gestión humana como diferentes capacitaciones para el desarrollo de las competencias de nuestros devcognitas propiciando espacios de reflexión y comunicación abierta y asertiva.
2.5. SOSTENIBILIDAD
Devco promueve y trabaja en pro del desarrollo sostenible, partiendo de la premisa: “Satisfacción de necesidades en el presente sin comprometer la capacidad para satisfacer las necesidades de las generaciones futuras”.
Declaramos que la Responsabilidad Social Empresarial es el conjunto integral de políticas, prácticas y programas basadas en el respeto por la ética, las personas, la comunidad y el medio ambiente, adoptadas voluntariamente por el Devco, más allá del cumplimiento de una norma, para el mejor desempeño de su objeto social y su impacto en las diferentes esferas de la sociedad.
En el día a día, velamos porque nuestros devcognitas, colaboradores y partes interesadas se relacionan individual o colectivamente con la comunidad en general. Buscamos que el conocimiento, la experiencia y la pasión por la tecnología sean elementos de transformación que aporten a la construcción de
una sociedad más equitativa y contribuir así al desarrollo económico, social y ambiental de los países donde tenemos presencia.
Los frentes de RSE en los cuales se busca intervenir por parte Devco, en tanto sea posible, son los siguientes:
❖ Compromiso con el desarrollo y bienestar del Talento Humano y su grupo familiar: para Devco los devcognitas son su motor, por ende se trabaja en la implementación de planes para su desarrollo y bienestar integral.
❖ Compromiso con la comunidad: se vela porque dentro de la operación también la misión social esté involucrada en su ADN, generando bienestar y mejoramiento de la calidad de vida de ciertas poblaciones, vinculándose o promoviendo programas, jornadas y campañas, impactando y contribuyendo al desarrollo de capital humano y a la reducción de la inequidad.
❖ Compromiso con el medio ambiente: trabajamos por la conservación del medio ambiente y los recursos naturales en el mundo. Emprendemos acciones orientadas a generar conciencia ambiental, buscamos aliados con el sector público y privado, organizaciones no gubernamentales (ONGs) y la comunidad en general, encauzadas a temas ambientales. También animamos a los devcognitas a participar activamente como voluntarios en diferentes proyectos de sostenibilidad con el objetivo de trabajar en beneficio de las comunidades más necesitadas.
❖ Compromiso con la gobernanza corporativa: En Devco nos regimos por estándares de transparencia, ética y responsabilidad en la toma de decisiones. Promovemos una gestión clara y participativa, con políticas, procesos y controles que aseguren el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de las normas aplicables. Fomentamos la rendición de cuentas, la integridad en todos los niveles y la participación activa con nuestras partes interesadas, garantizando que nuestras prácticas de dirección estén siempre alineadas con los valores y objetivos estratégicos de la compañía.
2.6. SANCIONES Y DENUNCIAS
2.6.1. Sanciones:
Devco se reserva el derecho de verificar, en cualquier momento, el cumplimiento del presente Código de Ética y Buen Gobierno por parte de sus devcognitas, colaboradores y demás partes interesadas. El incumplimiento de las disposiciones aquí establecidas podrá dar lugar a sanciones internas conforme a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) y demás normativas internas aplicables, sin perjuicio de las acciones legales que la organización estime pertinentes.
2.6.2. Denuncias:
En caso de que cualquier devcognita, colaborador o parte interesada de Devco identifique una acción o comportamiento que infrinja el presente Código es de su responsabilidad reportarla inmediatamente a través del Comité de Ética. Devco garantiza la confidencialidad y la reserva de las denuncias recibidas hasta donde la ley lo permita. Las sugerencias, comentarios y denuncias recibidas no tendrán ninguna represalia frente al denunciante.
2.6.2.1. Canales de comunicación Comité de Ética:
Si tiene dudas, requieres asesoría o revelar información, contacta al Comité de Ética y Buen Gobierno de Devco al siguiente correo electrónico: Buzón de Transparencia Ética Devco - Correo electrónico: transparencia@devco.com.co
Este documento está sujeto a modificaciones de acuerdo con disposiciones del Comité de Ética.